Un inventario de ropa en Excel funciona si respetás una regla: una fila por cada combinación de prenda, talle y color, no una fila por prenda. Con eso, cuatro columnas de números y tres fórmulas tenés una planilla que te dice cuánto queda de cada cosa y qué hay que reponer.
Esta guía arma esa planilla paso a paso. Sirve igual en Excel y en Google Sheets. Al final está lo que la planilla no puede hacer, para que sepas cuándo te va a quedar chica.
Por qué una fila por talle y color
El error más común es hacer una fila por prenda: "Remera básica — 59 unidades". Ese número es cierto y no sirve para nada, porque nadie entra a comprar "una remera". Entran a comprar la M negra, y si las 59 que tenés son todas XL blancas, para ese cliente tenés cero.
Una remera en 4 talles (S, M, L, XL) y 3 colores (negro, blanco, gris) son 12 filas. Parece mucho, pero es la única forma de que la planilla responda la pregunta que importa: qué combinación se está por terminar.
Las columnas
Armá una hoja llamada Inventario con estas columnas:
| Col. | Encabezado | Qué va | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| A | Código | Un código único por combinación | REM-NEG-M |
| B | Prenda | El nombre, siempre escrito igual | Remera básica |
| C | Categoría | Para filtrar | Remeras |
| D | Talle | M | |
| E | Color | Negro | |
| F | Stock inicial | Lo que contaste el día que arrancaste | 9 |
| G | Entradas | Lo que fue llegando del proveedor | 6 |
| H | Ventas | Lo que vendiste | 4 |
| I | Stock actual | Fórmula | 11 |
| J | Mínimo | Debajo de esto, reponer | 3 |
| K | Reponer | Fórmula | |
| L | Precio | Precio de venta | 18000 |
Tres consejos para el código de la columna A: que sea corto, que lleve la prenda, el color y el talle en el mismo orden siempre (REM-NEG-M, REM-BLA-M…), y que no se repita nunca. Es la columna que vas a usar para buscar todo lo demás.
El nombre de la prenda tiene que estar escrito exactamente igual en todas sus filas. "Remera básica" y "Remera basica" son dos prendas distintas para Excel, y los totales salen mal sin ningún aviso.
Las fórmulas
Las fórmulas van con punto y coma (;), que es como las espera Excel configurado en español de Argentina. Si tu Excel usa coma, cambiá los ; por ,.
Stock actual (columna I, fila 2, y la arrastrás para abajo):
=F2+G2-H2
Reponer (columna K):
=SI(I2<=J2;"REPONER";"")
Después le ponés un formato condicional a la columna K para que "REPONER" se pinte de rojo, y un filtro en el encabezado. Filtrando por "REPONER" tenés la lista para llamar al proveedor.
Total de una prenda sumando todos sus talles y colores (en una celda aparte):
=SUMAR.SI(B:B;"Remera básica";I:I)
Cuántas combinaciones tenés en cero (te dice qué tan descompleta está la percha):
=CONTAR.SI(I:I;0)
Las ventas, en una hoja aparte
Escribir a mano en la columna H la suma de lo vendido funciona la primera semana. Después perdés la cuenta de qué ya sumaste.
Lo más prolijo es una segunda hoja llamada Ventas, donde cada venta es una fila: fecha en la columna A, código en la B y cantidad en la C. En la hoja Inventario, la columna H deja de cargarse a mano y pasa a ser una fórmula:
=SUMAR.SI(Ventas!B:B;A2;Ventas!C:C)
Eso suma todas las ventas de ese código. Podés hacer lo mismo con una hoja Entradas para la columna G. Así nunca se pisa un número: cada movimiento queda anotado con su fecha, y si un saldo no cierra, podés ir a ver qué pasó.
Con la hoja de ventas, además, una tabla dinámica con el talle en las filas, el color en las columnas y la suma de cantidades te da cuánto vendiste de cada combinación en la temporada. Es el dato con el que se arma la curva de talles para la próxima compra.
El recuento
Una vez por temporada, o cuando un número no te cierre, contá la percha y compará contra la columna I. Si contaste 7 y la planilla dice 9, no corrijas el stock inicial: anotá la diferencia como una salida (una fila en Ventas con cantidad 2 y una nota de "ajuste por recuento"), así queda registrado que faltaban dos.
Cuándo la planilla deja de servir
La planilla de arriba anda bien. El problema no es el diseño, son tres cosas que crecen con el local.
El tamaño. 40 prendas con un promedio de 10 combinaciones cada una son 400 filas. Cada temporada nueva suma otras tantas. Buscar el código correcto entre 400 filas mientras el cliente espera en el mostrador es lento, y un error de tipeo (REM-NEG-M en vez de REM-NEG-L) descuenta del talle equivocado sin ningún aviso.
Las ventas no se descuentan solas. La planilla sabe lo que vendiste solamente si alguien lo anota. En un sábado con gente, la venta se cobra primero y se anota después, o al final del día, o no se anota. Cada venta que falta es un saldo que miente, y el recuento de fin de temporada te muestra la diferencia cuando ya no sabés de dónde vino.
Dos personas a la vez. Si atienden dos, o si vendés en el local y por WhatsApp, la planilla tiene que estar abierta en un solo lugar, o cada uno trabaja sobre una copia y al final del día hay que juntarlas a mano.
Si te pasa alguna de las tres, ya no es un problema de fórmulas: hace falta que la venta y el stock sean la misma operación.
La alternativa: que la venta descuente el stock
Es lo que hace un sistema de mostrador. En TapSit, cada prenda se carga una sola vez con sus talles y colores, y el sistema genera las combinaciones con su código y su saldo, igual que las filas de la planilla, pero sin tipearlas.
Cuando vendés, tocás la prenda, elegís el talle y el color en una grilla, y esa combinación se descuenta en el momento. La lista de reposición sale del mínimo de cada prenda, y cuando llega el proveedor cargás la entrega en una grilla de talle por color en lugar de buscar fila por fila. Además factura con ARCA y lleva la caja, que la planilla no hace.
Si ya tenés tu inventario en Excel, no hace falta volver a tipearlo: mandás el archivo y el equipo de TapSit te carga el catálogo sin cargo.
